So laden Sie einen Beleg für eine Auslage im LobuPortal hoch und reichen diesen ein:
1. Schritt:
Loggen Sie sich in das LobuPortal ein.
2. Schritt:
Klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf „Auslagen“ und dann auf „Anträge“.
3. Schritt:
Klicken Sie im Bereich „Belege“ > „Neue Belege“ auf „⬆️Hochladen“ und wählen Sie das Dokument aus, das Sie hochladen möchten. Das hochgeladene Dokument erscheint nun in der Auflistung Ihrer „Neuen Belege“.
4. Schritt:
Klicken Sie in der Übersicht in der zuvor erstellten Zeile auf das ✏️-Symbol.
5. Schritt:
Tragen Sie nun die folgenden Details ein:
– Rechnungsdatum
– Rechnungsnummer
– Mitarbeiter, für den Sie den Beleg hochladen
– Kostenkategorie
– Betrag inkl. Mehrwertsteuer
– Mehrwertsteuer
– Kostenstelle (optional)
– Kostenträger (optional)
– Kommentar (optional)
6. Schritt:
Falls der Beleg mehrere Positionen enthält, die unterschiedlichen Kostenkategorien oder Steuersätzen zugeordnet werden können, können Sie die einzelnen Positionen über “ + Hinzufügen“ aufteilen.
7. Schritt:
Klicken Sie auf „Speichern“. Der Beleg ist nun hochgeladen und gespeichert, jedoch noch nicht eingereicht.
8. Schritt:
Wählen Sie in der Übersicht die Belege aus, die Sie einreichen möchten, indem Sie die entsprechenden Zeilen links mit einem Häkchen markieren.
Klicken Sie dann oben rechts auf „Einreichen“.
9. Schritt:
Sie sehen nun eine Übersicht mit allen Details der eingereichten Auslage. Sie können diese prüfen und optional über „+ Hinzufügen“ eine Vorauszahlung hinzufügen.
Klicken Sie nun auf „Einreichen“.
10. Schritt:
Im Bereich „Unverarbeitet“ sehen Sie alle von Ihnen oder den Mitarbeitern eingereichten Belege.
Mit Klick auf das grüne Häkchen in der entsprechenden Zeile genehmigen Sie die Auszahlung der Auslage.
Mit Klick auf das rote X lehnen Sie die Auszahlung ab. Der Mitarbeiter kann den Beleg dann noch einmal bearbeiten.
Mit Klick auf das Stift-Symbol in der entsprechenden Zeile können Sie die Details des Belegs bearbeiten.
