Hinweise und Ablauf
In MICRODAT können Buchungssätze und Belege nur separat voneinander importiert werden. Daher sollten zunächst die Buchungssätze, beispielsweise im DATEV-CSV-Format, eingelesen und anschließend die Belege importiert werden. Die Belege werden beim Import automatisch den entsprechenden Buchungssätzen zugeordnet.
Ab der rodat-FIBU Version 6.33 ist die Funktion “Buchungsbelege importieren” verfügbar, mit der Buchungsbelege automatisch den jeweiligen Buchungen eines Buchungsvorlaufs zugewiesen werden können. Der Import von Textdokumenten, Bildern oder Archiven wird unterstützt.
Die Verknüpfung einer Buchung mit einem Buchungsbeleg erfolgt anhand der laufenden Buchungsnummer, die im BuhaPortal dem Dateinamen entspricht. Stellen Sie sicher, dass die laufende Buchungsnummer aus der Spalte “Beleginfo – Inhalt 1” (Spalte 22) zur Zuordnung verwendet wird. Der Dateiname der zugeordneten Datei setzt sich aus der laufenden Buchungsnummer und der jeweiligen Dateiendung zusammen.
Beispiel: In der Buchung wird die Belegnummer 7325 im Feld „Beleginfo – Inhalt 1“ angegeben. Eine Datei mit dem Namen 7325.PDF kann nun automatisch zugeordnet werden.
Wichtiger Hinweis bei mehreren Belegen zu einem Buchungssatz:
Wenn mehrere Belege zu einem Buchungssatz gehören, werden die Dateien mit “_1”, “_2” etc. nummeriert. Nur der erste Beleg wird automatisch zugeordnet. In der Spalte „Beleginfo 4“ (Spalte 28) sind die einzelnen Rechnungsnummern der dem Buchungssatz zugeordneten Belege kommagetrennt aufgelistet. In diesem Fall muss die Zuordnung manuell erfolgen, da PRODAT den Import von mehreren Belegen zu einem Buchungssatz nicht automatisch unterstützt.
Vorgehensweise für den Import:
1. Kopieren Sie die Belegdateien in einen eigenen (idealerweise leeren) Ordner.
2. Wählen Sie diesen Ordner im Programm “Buchungsbelege importieren” aus.
3. Legen Sie fest, welche Dateitypen (Archive, Dokumente und/oder Bilder) importiert werden sollen.
4. Bestimmen Sie, aus welchem Feld der Buchung die Verknüpfung zum Buchungsbeleg ermittelt werden kann.
5. Wählen Sie den Buchungsvorlauf aus, zu dessen Buchungen die Belegdateien importiert werden sollen.
Die vorgenommenen Einstellungen werden für jeden Mandanten gespeichert, sodass sie nicht bei jedem Import erneut festgelegt werden müssen. Nach dem Import der Buchungsbelege wird ein Protokoll erstellt, das die Buchungsnummer im ausgewählten Vorlauf sowie die dazugehörige importierte Datei anzeigt.
