„Um Zahlungen mit fehlenden Belegen in BuHaPortal zu identifizieren und zu bearbeiten, folgen Sie bitte diesen Schritten:
- Prüfung auf fehlende Belege:
Gehen Sie im BuHaPortal-Menü zum Punkt „Zahlungen“.
Aktivieren Sie den Filter „Fehlender Beleg“. Sie können dies entweder über die Checkbox direkt oder durch Auswahl des Filters „Filter auswählen“ tun.
Optional: Passen Sie den Zeitraum an, um nur Zahlungen aus einem bestimmten Zeitraum zu überprüfen.
Nun sehen Sie alle Zahlungen, bei denen ein Beleg entweder fehlt oder die als „beleglos“ markiert werden müssen.
Tipp: Wenn Ihnen ein Beleg grundsätzlich fehlt, fügen Sie einen Kommentar hinzu. Geben Sie eine kurze Beschreibung des Geschäftsvorfalls, damit Ihr Steuerberater den Vorfall richtig einordnen und verbuchen kann.
- Zahlungen mit fehlendem Beleg bearbeiten:
Klicken Sie auf eine Zahlung, bei der ein Beleg fehlt.
Wählen Sie „Beleg hinzufügen“ aus, um zu prüfen, ob der Beleg möglicherweise nur nicht automatisch zugeordnet wurde.
Dies kann passieren, wenn zu einer Zahlung mehrere Belege gehören oder der Zahlungsbetrag von dem Rechnungsbetrag abweicht.
Manuelle Belegzuweisung: Falls der Beleg nicht automatisch zugeordnet wurde, können Sie ihn manuell hinzufügen. Eine detaillierte Anleitung zur manuellen Belegzuweisung finden Sie im entsprechenden Artikel von BuHaPortal.
- Vermeidung von doppelten Belegen:
Wenn Sie den Beleg manuell hochladen, stellen Sie sicher, dass Sie den Beleg nicht versehentlich doppelt hochladen.
Nutzen Sie dafür den Filter „Duplikatsverdacht“ im Bereich „Belegverwaltung“ unter „Eingangsbelege“ oder „Ausgangsbelege“, um zu überprüfen, ob der Beleg bereits vorhanden ist.
- Optimierung der automatischen Belegzuordnung:
Falls die automatische Belegzuordnung nicht funktioniert, überprüfen Sie die Ursachen, wie etwa abweichende Beträge oder mehrere Belege für eine Zahlung.
Weitere Informationen zur Verbesserung der automatischen Belegzuordnung und des Belegmatchings finden Sie im entsprechenden Artikel zur Belegzuordnung von BuHaPortal.
Durch diese Schritte stellen Sie sicher, dass alle Zahlungen korrekt mit den entsprechenden Belegen verknüpft sind und Ihre Buchhaltung ordnungsgemäß geführt wird.“
