Etsy: Zahlungen per CSV-Datei importieren

Vorbereitung der Etsy Zahlungen für den Import in BuhaPortal
Vor dem Import der Etsy-Zahlungen in BuhaPortal müssen Sie den von Etsy bereitgestellten Transaktionsbericht anpassen. Ziel ist es, eine CSV-Datei zu erstellen, die eine Liste der verkauften Artikel, Gebühren, Steuern und Transaktionskosten von Etsy enthält. Dies erfolgt durch die Verwendung von Excel-Tools wie „Text in Spalten“ und der Filterfunktion.

1. Hinweis zu Etsy Gebühren
Einstellgebühren: Etsy berechnet eine Gebühr von 0,20 USD (ca. 0,17–0,19 EUR) pro Artikel für das Einstellen und Erneuern von Artikeln. Diese Gebühr wird zum aktuellen Wechselkurs von USD in Ihre Währung umgerechnet.

Transaktionsgebühren: Etsy erhebt eine Transaktionsgebühr von 6,5% auf den Verkaufs- und Versandpreis. Diese Gebühr fällt an, wenn ein Artikel verkauft wird.

Zahlungsbearbeitungsgebühren: Die Gebühren für Etsy Payments betragen in Deutschland EUR 0,30 + 4% des Gesamtbetrags (Artikelpreis + Versand + Steuern) und werden direkt vom Verkaufsbetrag abgezogen.

2. Manuelle Aufbereitung der Etsy Zahlungen
2.1. Text in Spalten
Download und Öffnen der CSV-Datei: Der Export von Etsy listet alle Vorgänge in einer einzigen Spalte. Um diese für die weitere Bearbeitung vorzubereiten, müssen Sie „Text in Spalten“ verwenden.

Trennen der Spalten: Markieren Sie die Spalte mit den Textdaten und klicken Sie in Excel auf „Daten“ → „Text in Spalten“. Wählen Sie „Getrennt“ und als Trennzeichen „Komma“ aus. Dadurch werden die Daten in separate Spalten unterteilt.

2.2. Datenaufbereitung
Entfernen von Euro-Symbolen und Ersetzen des Punktes durch Komma:
Markieren Sie die Spalten „Betrag“, „Gebühren“ und „Netto“.
Drücken Sie Strg+F und gehen Sie auf „Ersetzen“:
Ersetzen Sie den Punkt (.) durch ein Komma (,).
Ersetzen Sie das Euro-Symbol (€) durch nichts (also löschen).
Ergebnisse: Diese Änderungen machen die Datei für die weitere Bearbeitung geeignet.
2.3. Zuordnung der Kategorien zu Etsy Rechnungsposten
Spalte „Art“ filtern: Setzen Sie einen Filter bei den Spaltennamen und filtern Sie nach den jeweiligen Kategorien in der Spalte „Art“.

Bearbeiten der „Fee“-Kategorie:

Filtern Sie nach „Fee“ in der Spalte „Art“.
Berechnen Sie die Summe der Gebühren in der Spalte „Gebühren“ und vergleichen Sie diese mit den Gebühren auf Ihrer Etsy-Rechnung.
Fügen Sie eine neue Zeile ein, in der Sie den Gesamtbetrag der Gebühren unter „Betrag“ eintragen. Tragen Sie im Feld „Titel“ ein: „Gesamtsumme Gebühren Fee“.
Löschen Sie nun alle anderen Zeilen, die zur „Fee“-Kategorie gehören, außer der hinzugefügten Zeile.
Bearbeiten der „Tax“-Kategorie:

Filtern Sie nach „Tax“ und berechnen Sie die Summe der „Sales Tax“.
Fügen Sie eine neue Zeile mit der entsprechenden Summe ein und löschen Sie die übrigen Zeilen.
Bearbeiten der „Marketing“-Kategorie (falls vorhanden):

Filtern Sie nach „Marketing“ und berechnen Sie die Summe.
Tragen Sie die Gesamtsumme unter „Betrag“ ein und löschen Sie die restlichen Zeilen.
Verkäufe und Überweisungen:

Filtern Sie nach „Sale“, um die verkauften Artikel zu sehen. Die Summe der Netto-Spalte sollte mit der Gesamtzahl der Verkäufe auf dem Etsy-Dashboard übereinstimmen.
Filtern Sie nach „Überweisung“ und tragen Sie die Beträge, die an Ihr Bankkonto überwiesen wurden, mit einem Minuszeichen ein. Rückerstattungen (Refunds) benötigen keine weitere Bearbeitung.
3. Speichern der Datei
Nachdem Sie alle erforderlichen Anpassungen vorgenommen haben, speichern Sie die Datei als CSV-Datei im Format „CSV (Trennzeichen getrennt)“.
4. Import in BuhaPortal
Konto für Etsy in BuhaPortal anlegen: Bevor Sie mit dem Import beginnen, müssen Sie in der Kontenverwaltung von BuhaPortal ein neues Konto für Etsy anlegen.

Import der CSV-Datei:

Rufen Sie das entsprechende Konto unter „Zahlungen“ auf und klicken Sie auf „Kontoauszug importieren“.
Wählen Sie die vorbereitete CSV-Datei aus, um den Import zu starten.
Fehlermeldungen prüfen:

Wenn Fehlermeldungen auftreten, könnte dies an einem nicht ausgefüllten Feld oder an falschen Formaten liegen. Informationen zur Fehlersuche finden Sie in der BuhaPortal-Wissensdatenbank.
5. Import mit Hilfe von Makros
Alternativ können Sie den Import auch über ein Makro durchführen. BuhaPortal bietet Makros für Excel und Google Sheets zum Download an, um den Importprozess zu automatisieren.
Beachten Sie, dass das Makro urheberrechtlich geschützt ist und nur für die Vorbereitung der Zahlungen für den Import in BuhaPortal verwendet werden darf. Wenn Sie es für andere Buchhaltungssoftware nutzen möchten, können Sie es gegen eine Schutzgebühr von 50 EUR netto erwerben.
Zusammenfassung der Schritte
Etsy-Transaktionsbericht herunterladen und in Excel bearbeiten.
Daten in Spalten trennen, Euro-Symbole entfernen und Komma anstelle von Punkten verwenden.
Filtern und Summen der verschiedenen Kategorien wie Gebühren, Steuern, Marketing und Verkäufe berechnen.
Speichern Sie die Datei als CSV und importieren Sie sie in BuhaPortal.
Optional: Verwenden Sie ein Makro für den Import, wenn verfügbar.
Durch die ordnungsgemäße Aufbereitung der Etsy-Daten können Sie sicherstellen, dass die Zahlungen korrekt in BuhaPortal importiert und verbucht werden.