„Ein Eigenbeleg ist eine Art Ersatzbeleg, der erstellt werden kann, wenn das Original eines Belegs verloren gegangen ist oder nicht verfügbar ist. Diese Methode hilft, die Ausgaben weiterhin in der Buchhaltung zu dokumentieren, auch wenn das Original nicht vorliegt. Es gibt jedoch wichtige Aspekte, die zu beachten sind:
Erstellung eines Eigenbelegs:
Eigenbelege können direkt im Bereich „Zahlungen“ über ein Kontextmenü erstellt werden.
Die Daten wie Gegenpartei, Belegdatum und Betrag werden automatisch übernommen und sollten auf Richtigkeit überprüft werden.
Bei Beträgen über 250 € empfiehlt es sich, auch die Adressdaten der Gegenpartei anzugeben.
Wenn der Grund des Eigenbelegs „Sonstiges“ gewählt wird, muss eine Erläuterung hinzugefügt werden.
Einmal erstellt, wird der Eigenbeleg revisionssicher gespeichert und ist nicht mehr bearbeitbar.
Vorsteuerabzug:
Mit einem Eigenbeleg kann kein Vorsteuerabzug geltend gemacht werden. Der Eigenbeleg kann jedoch als Betriebsausgabe berücksichtigt werden.
Beim Verbuchen eines Eigenbelegs muss die Steueroption „ohne USt./VSt.“ gewählt werden.
Umgang mit Originalbelegen:
Wenn das Originalbeleg später gefunden wird, sollte der Eigenbeleg gelöscht und durch das Original ersetzt werden. Der Vorsteuerabzug kann dann auf das Original angewendet werden, sofern der Beleg Steuern ausweist.
Weitere Hinweise:
Eigenbelege sind mit der Zahlung verknüpft und können über die Volltextsuche oder nach Rechnungsnummer gefunden werden.
Die Nummerierung der Eigenbelege ist fortlaufend und kann in den Einstellungen angepasst werden.
Jeder Eigenbeleg erhält automatisch eine digitale Signatur, um seine Authentizität zu sichern.
Nutzerrollen wie Administratoren, Steuerberater und Standardnutzer haben Berechtigung zur Erstellung von Eigenbelegen.
Insgesamt ermöglicht die Nutzung von Eigenbelegen eine flexible Handhabung von Zahlungen, auch wenn Originalbelege fehlen, allerdings ohne die Möglichkeit, die Vorsteuer abzuziehen.“
