„In diesem Artikel geht es um den Belegmatching-Prozess in BuHaPortal, insbesondere darum, wie eine 100%ige Übereinstimmung von Zahlungen und Belegen erzielt werden kann, auch wenn keine übereinstimmende Rechnungsnummer oder Gegenpartei vorhanden ist. Dies wird hauptsächlich über die Zahlungsreferenz realisiert.
- Kein Belegmatching:
Es gibt bestimmte Szenarien, in denen das automatische Belegmatching nicht funktioniert:
Abweichende Beträge: Wenn der Rechnungsbetrag und der Zahlbetrag nicht übereinstimmen (z.B. bei Fremdwährungsrechnungen oder Zahlungen mit Skonto).
Unterschiedliche Datumsbereiche: Der Beleg muss innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens liegen (90 Tage vor bis 30 Tage nach der Zahlung).
Fehlende Vorselektion: Wenn der Beleg nicht rechtzeitig verarbeitet oder in die Vorselektion aufgenommen wurde.
Fehler beim Auslesen des Belegs: Falls der Beleg nicht korrekt ausgelesen wird.
Bereits verbuchte Zahlungen: Zahlungen, die bereits verbucht sind, können nicht mehr zugeordnet werden.
- Vorselektion der Belege:
Beim Matching wird zunächst eine Vorselektion von Belegen durchgeführt, die mit der Zahlung in Verbindung stehen könnten. Diese Belege müssen bestimmte Kriterien erfüllen:
Datumsbereich: Das Rechnungsdatum muss im Zeitraum von maximal 90 Tagen vor und maximal 30 Tagen nach der Zahlung liegen.
Übereinstimmung der Beträge und Rechnungsnummer: Zunächst wird geprüft, ob der Betrag mit der Rechnungsnummer im Verwendungszweck übereinstimmt, dann wird die Gegenpartei und schließlich nur der Betrag als Matching-Kriterium geprüft.
- Matchingprozess über Zahlungsreferenz:
Bei Zahlungen über Zahlungsdienstleister wie PayPal, Amazon Pay oder Stripe sowie bei Überweisungen wird oft keine Rechnungsnummer im Verwendungszweck übermittelt. In solchen Fällen wird die Zahlungsreferenz verwendet, um das Matching zu ermöglichen:
Zahlungsreferenz bei Zahlungen: Diese wird von Zahlungsdienstleistern bereitgestellt und in BuHaPortal gespeichert. Bei Überweisungen kann sie im Verwendungszweck angegeben werden.
Zahlungsreferenz bei Belegen: Auch die Belege müssen die Zahlungsreferenz enthalten, um eine 100%ige Übereinstimmung zu ermöglichen. Bei der Übermittlung von Belegen per API oder CSV muss die Zahlungsreferenz explizit übergeben werden. Wenn der Beleg manuell oder über andere Kanäle hochgeladen wird, muss die Zahlungsreferenz im Beleg enthalten sein, und bestimmte Signalwörter wie „“Verwendungszweck““, „“Zahlungs-ID““ oder „“Referenz““ müssen vor der Zahlungsreferenz stehen.
- Beispiel für zulässige Formate der Zahlungsreferenz:
„“Referenz: 123456abc““
„“Zahlungs-Referenz: 123456abc““
„“Referenz 123456abc““
Unzulässige Formate wären:
„“Referenz123456abc““
„“Die Payment-Referenz Ihrer Bestellung lautet: 123456abc““
- Sonderfall: Warenwirtschaftssystem Billbee:
Billbee bietet Platzhalter wie {PaymentReference} und {PaymentTransactionID}, die in das Rechnungslayout übernommen und an BuHaPortal via API übergeben werden können. Dies ermöglicht eine nahtlose Integration der Zahlungsreferenz.
Fazit:
Durch die Verwendung der Zahlungsreferenz können auch Zahlungen und Belege, bei denen keine Rechnungsnummer oder Gegenpartei übereinstimmen, effizient und automatisch gematcht werden. Wichtig ist, dass die Zahlungsreferenz sowohl in den Zahlungen als auch in den Belegen korrekt angegeben wird, um eine vollständige Übereinstimmung zu erreichen.“
