„Möglichkeiten für den Belegupload in BuHaPortal
BuHaPortal bietet Ihnen verschiedene Optionen, um Ihre Belege in Ihren Account zu importieren:
Belegupload via E-Mail-Weiterleitung
Eine Möglichkeit besteht darin, erhaltene Belege per E-Mail weiterzuleiten. In den „Einstellungen“ → „Belegübertragung“ finden Sie eine E-Mail-Adresse für Ihre Ausgangsbelege und eine weitere für Ihre Eingangsbelege. Achten Sie darauf, dass die Absenderadresse als autorisierte E-Mail-Adresse hinzugefügt wurde. Für einen effizienten Workflow können Sie eine E-Mail-Weiterleitung einrichten, sodass Ihre Eingangsbelege automatisch an Ihren BuHaPortal-Account weitergeleitet werden. Eine Anleitung für die E-Mail-Weiterleitung finden Sie in unserer Wissensdatenbank.
Tipp für den Upload von Ausgangsbelegen:
Fügen Sie beim Versand Ihrer Ausgangsbelege die BuHaPortal-Mailadresse für Ausgangsbelege im Bcc hinzu. So versenden Sie den Beleg sowohl an Ihren Kunden als auch direkt an Ihren BuHaPortal-Account.
Upload via Dropbox-Synchronisierung
Für einen automatisierten Upload können Sie Ihre Dropbox mit BuHaPortal verknüpfen. Durch die Anbindung Ihrer Dropbox entstehen Unterordner für Eingangs- und Ausgangsbelege, sodass Sie Ihre Belege in der Dropbox vorab sortieren und dann automatisiert in BuHaPortal hochladen können.
Der Vorteil dieses Verfahrens liegt darin, dass Sie eine große Menge an Belegen auf einmal hochladen können. Eine Anleitung zur Dropbox-Verknüpfung finden Sie in unserer Wissensdatenbank. Neben Dropbox können Sie auch Google Drive oder OneDrive verknüpfen.
Manueller Upload via Drag & Drop
Sie können Ihre Belege auch manuell per Drag-and-Drop in BuHaPortal importieren. Gehen Sie dazu in den Bereich „Belegverwaltung“ und klicken Sie oben rechts auf „Hochladen“. Mit der Funktion „Beleg erzeugt Zahlung“ wird bereits die zugehörige Zahlung auf Basis der Belegdaten auf Ihrem Konto erstellt.
Hinweis: Laden Sie nicht mehr als 20 Belege auf einmal hoch und überprüfen Sie nach jedem Upload, ob alle Belege korrekt hochgeladen wurden (die Summe der Belege am unteren Ende der Seite dient als Prüfziffer).
Upload via API-Schnittstelle
Wenn Sie technisch versiert sind, können Sie auch die API von BuHaPortal nutzen, um Belege zu übermitteln. Weitere Informationen dazu finden Sie in unserem Artikel zur API-Dokumentation in unserer Wissensdatenbank.
Weitere Schnittstellen
Alternativ können Sie ein Portal wie GetMyInvoices oder InvoiceFetcher mit Ihrem BuHaPortal-Account verknüpfen. Diese Dienstleister sammeln Ihre Belege aus verschiedenen Portalen und übermitteln sie automatisiert an BuHaPortal.
Ausgangsbelege können auch als „debitorischer Buchungssatz“ im CSV-Format importiert werden. Weitere Details dazu finden Sie in unserem Artikel zum Import von debitorischen Buchungssätzen.
Zulässige Formate
Belegdateien können in den Formaten PDF, JPEG, PNG, TIFF, ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML) und XRechnung (XML) hochgeladen werden. Eine Belegdatei kann bis zu 50 Seiten enthalten. Die OCR liest Ihre Datei bis Seite 3 aus. Ab der vierten Seite erfolgt keine automatische Belegerkennung mehr, und Sie müssen die Daten gegebenenfalls manuell nachtragen.
Sollten beim Belegupload Fehlermeldungen auftreten, finden Sie in unserer Wissensdatenbank Lösungsvorschläge zum Umgang mit diesen.
Hinweise zur Belegerkennung
Erfolgreich hochgeladene Belege erscheinen im Bereich „Belegverwaltung“ → „Ausgangsbelege“/„Eingangsbelege“ mit dem Tag „ungeprüft“. Sie können dann überprüfen, ob alle Daten korrekt ausgelesen wurden.
Beachten Sie, dass ein abweichendes Leistungsdatum nicht automatisch von der OCR erkannt wird. Dieses müssen Sie manuell nachtragen.
Falls die Umsatzsteuer/Vorsteuer falsch ausgelesen wird, hat dies keine Auswirkungen auf Ihre Buchhaltung. Entscheidend ist, welche Umsatzsteuer/Vorsteuer bei der Buchung des Geschäftsvorfalls ausgewählt wird. Das System lernt auch im Hinblick auf die Gegenpartei: Wird der Rechnungssteller beim ersten Upload falsch erkannt und anschließend von Ihnen korrigiert und gespeichert, wird der „Rechnungssteller“ bei späteren Uploads desselben Lieferanten korrekt angezeigt. Die Belegerkennung wird außerdem verbessert, wenn:
Ihre „Unternehmensdaten“ vollständig hinterlegt sind
In den Debitoren-/Kreditorenkonten unter „Einstellungen“ → „Kontenverwaltung“ die Umsatzsteuer-ID und die IBAN hinterlegt sind.
Tipp: Wenn Sie von Ihrem Lieferanten eine E-Rechnung erhalten, sollten Sie diese Option nutzen. Dadurch entfällt die Notwendigkeit der optischen Belegerkennung (OCR), da die Daten direkt aus der XML-Datei der E-Rechnung entnommen werden.
Verzerrte Belegbilder nach dem Upload
Es kann selten vorkommen, dass Belegbilder nach dem Upload verzerrt dargestellt werden. Dies betrifft ausschließlich die von ABBYY erzeugte Version des Bildes und niemals das Original. ABBYY ist eine OCR-Software, die Bilddateien in Text umwandelt, Verwackler bereinigt und Verzerrungen korrigiert.
Wenn das Bild verzerrt ist, empfiehlt es sich, das Dokument neu zu scannen und erneut hochzuladen. Bei rein digitalen Rechnungen können Sie das Dokument in einem anderen Bildformat speichern oder erneut als PDF drucken.
Rechtliche Informationen zum Belegarchiv
Da wir die Originalbelege unveränderbar speichern, erfüllen wir die Kriterien für ein papierloses Büro. Allerdings fehlt uns derzeit ein Wirtschaftsprüfertestat, weshalb wir nicht dazu raten, Originalbelege zu vernichten. Wir empfehlen, die papierhaften Originalrechnungen als Backup für mögliche Betriebsprüfungen aufzubewahren.“
