Ausgangsrechnungen als CSV-Datei importieren

Import von Ausgangsbelegen ohne Belegbild als debitorischer Buchungssatz in BuhaPortal

Allgemeine Informationen

In einigen Branchen, insbesondere im E-Commerce, kann das Aufkommen an Ausgangsrechnungen sehr hoch sein. Wenn das System, in dem Ihre Ausgangsrechnungen erstellt werden, bereits eine revisionssichere Aufbewahrung der erstellten Rechnungen gewährleistet, ist es nicht notwendig, die Belegbilder in Folgesysteme zu übertragen. Dies würde lediglich unnötig Speicherkapazitäten binden.

Eine Lösung bietet der Import Ihrer Ausgangsbelege als debitorischer Buchungssatz. Viele Warenwirtschaftssysteme oder Rechnungstools ermöglichen es, Ihre Erlöse im Datev-Format als Buchungssatz zu exportieren. Wenn Sie diesen Buchungssatz in BuhaPortal importieren, werden alle umsatzsteuerlich relevanten Daten bereits verbucht.

Die importierten Belege erscheinen ohne Belegbild im Bereich „Ausgangsbelege“ und werden automatisch mit einer Zahlung abgeglichen, sofern diese bereits in Ihrem Account vorhanden ist.

Wichtiger Hinweis: Achten Sie darauf, Ihre Ausgangsbelege revisionssicher zu speichern, da bei diesem Importvorgang keine Belegbilder mitübertragen werden.

Feldzuweisung und Import in BuhaPortal

Da es sich beim Import der Ausgangsbelege um einen debitorischen Buchungssatz handelt, ähnelt der Vorgang dem Import von allgemeinen Buchungssätzen. Weitere Details finden Sie in unserer Anleitung zum Import von Buchungssätzen.

Wenn Sie in Ihrem Rechnungstool die Möglichkeit haben, Ihre Verkäufe als Buchungssatz im Datev-Format zu exportieren, entspricht dies dem idealen Format für den Import.

Die folgenden Pflichtfelder müssen im Import enthalten sein:

– Datum (TT.MM. und ggf. JJJJ)
– Gegenpartei
– Betrag
– Konto (z. B. Debitorenkonto, wie das Debitoren-Sammelkonto 10000)
– Gegenkonto (z. B. Erlöskonto für Umsätze/Erlöse mit 19% Umsatzsteuer (8400 I 4400)*)
– Rechnungsnummer (Belegfeld 1)
– Zahlungsreferenz (z. B. Payment Referenz, Transaktions-ID, Bestellnummer)

*(SKR03 | SKR04)

Zur Veranschaulichung haben wir Beispieldateien vorbereitet, die die erforderlichen Felder für den Import zeigen. Diese können Sie hier sowohl im Datev-Format als auch im individuellen Format herunterladen.

Hinweis: Geben Sie beim Import auch die Zahlungsreferenz (Payment Referenz) an. Dadurch wird das Matching der Ausgangsrechnungen mit den zugehörigen Zahlungen verbessert, was zu einer höheren Übereinstimmung führt. Weitere Informationen zur Nutzung der Zahlungsreferenz finden Sie in unserem Artikel zum Belegmatching.

Import in BuhaPortal

Um den Import durchzuführen, gehen Sie im Menü (das „Rädchen“-Symbol neben Ihrem Firmennamen) auf „Datenimport“ → „Buchungssätze (CSV)“. Ziehen Sie die CSV-Datei einfach per Drag-and-Drop in das Fenster oder laden Sie die Datei durch Klicken auf das Fenster hoch.

Beispielhafte Feldzuweisungen können wie folgt vorgenommen werden:

Nach dem erfolgreichen Import werden die Daten als debitorische Belege im Bereich „Belege“ → „Ausgangsbelege“ angezeigt.

Sollten beim Import Fehlermeldungen auftreten, haben wir in unserem Artikel zu Importfehlern bei CSV-Dateien verschiedene Lösungsvorschläge für Sie zusammengestellt.