Vorbereitung der Shopify Transaktions- und Auszahlungsberichte für den Import in BuhaPortal
Export der Shopify Transaktions- und Auszahlungsberichte
Navigieren Sie in Shopify zu “Einstellungen” → “Zahlungen” → “Auszahlungen”.
Klicken Sie auf “Transaktionen” für den Transaktionsbericht und wählen Sie den gewünschten Zeitraum. Exportieren Sie die Datei über “Aktionen” → “Exportieren”.
Für den Auszahlungsbericht, gehen Sie zu “Auszahlungen” und wählen Sie ebenfalls den entsprechenden Zeitraum aus, dann klicken Sie auf “Aktionen” → “Exportieren”.
Text in Spalten
Öffnen Sie den Transaktionsbericht in Excel. Der Bericht enthält alle Vorgänge in einer einzigen Spalte.
Markieren Sie die Spalte und wählen Sie unter “Daten” → “Text in Spalten”. Aktivieren Sie die Option “Getrennt” und wählen Sie als Trennzeichen “Komma”.
Zahlungen mit dem Status “Pending” und “In Transit”
Löschen Sie alle Zeilen, die Zahlungen mit dem Status “Pending” oder “In Transit” enthalten, um doppelte Einträge beim nächsten Import zu vermeiden.
Punkt und Komma
In den Spalten “Amount”, “Fee” und “Net” muss der Punkt durch ein Komma ersetzt werden.
Markieren Sie die betroffene Spalte, drücken Sie “Strg+F”, wählen Sie “Ersetzen” und ersetzen Sie den Punkt mit einem Komma.
Verketten der Spalten “Order” & “Type”
Da Shopify keine separate Spalte für den Verwendungszweck hat, erstellen Sie diesen durch Verkettung der Spalten “Order” und “Type”.
Fügen Sie eine neue Spalte ein und verwenden Sie die Formel: =C1&” “&B1. Ziehen Sie die Formel nach unten.
Datum umformatieren
Stellen Sie sicher, dass das Auszahlungsdatum im Format “TT.MM.JJJJ” vorliegt.
Erstellen Sie eine neue Spalte und verwenden Sie die Formel, um das Datum korrekt zu formatieren: =TEIL(B2;9;2)&”.”&TEIL(B2;6;2)&”.”&TEIL(B2;1;4).
Gebühren zusammenfassen und neue Zeile anlegen
Berechnen Sie die Gesamtsumme der Gebühren und multiplizieren Sie den Betrag mit (-1), damit dieser als negativer Betrag angezeigt wird.
Fügen Sie am Anfang oder Ende der Datei eine Zeile hinzu, um die Gebühren korrekt anzugeben.
Spalten umbenennen
Um den Import in BuhaPortal zu vereinfachen, benennen Sie die Spalten wie folgt um:
– “Datum” → “Buchungsdatum”
– “Order” → “Zahlungsreferenz”
– “Order Type” → “Empfänger/Zahlungspflichtiger”
– “Amount” → “Betrag”
– “Payout Status” → “Buchungstext”
Aufbereitung des Auszahlungsberichts
Auch hier sollten Sie Text in Spalten aufteilen, das Datum formatieren und die Spalten umbenennen.
Erstellen Sie eine Spalte “Zahlungspflichtiger/Empfänger” und tragen Sie dort “Shopify Auszahlung” ein.
Fügen Sie eine neue Spalte “Betrag” hinzu und wenden Sie die Formel =K2*(-1) an, um die Beträge negativ darzustellen.
Speichern und Import in BuhaPortal
Speichern Sie die bearbeiteten CSV-Dateien und importieren Sie sie in BuhaPortal über die “Kontoauszug importieren”-Option.
Achten Sie darauf, dass beim Import nur die relevanten Spalten berücksichtigt werden.
Alternativer Import mit Makros
Sie können auch ein Makro verwenden, das den Importprozess vereinfacht. Makros für Excel und Google Sheets sind verfügbar und können für eine Schutzgebühr erworben werden.
Hinweis:
Vermeiden Sie Fehler durch manuelles Entfernen von doppelten Zahlungen und nicht abgeschlossenen Transaktionen, die den Importprozess stören könnten.
Achten Sie auf die richtige Formatierung der Beträge und Spaltenbezeichner, um die Feldzuordnung bei BuhaPortal zu erleichtern.
Zusammenfassung
Dieser Prozess stellt sicher, dass Shopify Transaktions- und Auszahlungsberichte korrekt formatiert und importiert werden, um die Zahlungen und Gebühren in BuhaPortal exakt abzubilden.
