Revisionssicheres Kassenbuch einrichten und auswerten

Allgemeines zur Kassenbuchführungspflicht
Nicht jeder Unternehmer ist zur Führung eines Kassenbuchs verpflichtet. Falls Sie nicht dazu verpflichtet sind und nur gelegentlich bar bezahlen und keine physische Kasse führen, können Sie Auslagen auch ohne ein Kassenkonto buchen. Ob Sie ein Kassenbuch führen müssen, klären Sie am besten mit Ihrem Steuerberater oder erfragen dies bei Ihrem zuständigen Finanzamt. Falls Sie zur Führung eines Kassenbuchs verpflichtet sind, sollten Sie ein revisionssicheres Kassenkonto anlegen.

Definition eines revisionssicheren Kassenkontos in BuhaPortal
Ein revisionssicheres Kassenkonto in BuhaPortal zeichnet sich dadurch aus, dass Zahlungen, die auf diesem Konto erfasst wurden, nicht mehr gelöscht werden können. Sie haben jedoch die Möglichkeit, Zahlungen zu stornieren. Um eine Zahlung zu stornieren, klicken Sie auf das Kontextmenü (drei Punkte) neben der Zahlung und wählen „Zahlung löschen“. Nach Bestätigung wird automatisch ein Storno der Zahlung erstellt. 

Sobald ein revisionssicheres Kassenkonto eingerichtet ist, steht im Bereich „Abschluss“ der Bericht „Kassenbuch“ zur Verfügung. In diesem Bericht werden die Zahlungen entsprechend den gesetzlichen Anforderungen nach Erfassungsdatum und nicht nach Zahlungsdatum sortiert. Dies entspricht der Logik eines handschriftlich geführten Kassenbuchs. Achten Sie darauf, Ihre Zahlungen zeitnah und in korrekter chronologischer Reihenfolge zu erfassen.

Einrichtung eines revisionssicheren Kassenkontos 
Um ein revisionssicheres Kassenkonto in BuhaPortal anzulegen, gehen Sie zu „Einstellungen“ → „Kontenverwaltung“. Klicken Sie auf „+ Neues Konto“ und wählen im Dropdown die Option „Kasse“. Vergeben Sie eine Buchungskontonummer sowie eine Kontobezeichnung und aktivieren Sie die Option „Revisionssicher“. 

Nach dem Klick auf „Konto anlegen“ wird das Kassenkonto erstellt. Wechseln Sie nun zu „Zahlungen“ und wählen im Dropdown-Menü das neue Kassenkonto aus. Über das Kontextmenü („…“) oben rechts wählen Sie „Zahlung manuell hinzufügen“, um eine neue Einnahme oder Ausgabe hinzuzufügen.

Falls Sie Ihr Kassenbuch extern führen, können Sie Zahlungen auch über eine CSV-Datei importieren. Gehen Sie dafür in den Bereich „Zahlungen“ und wählen im Kontextmenü „Kontoauszug importieren (CSV)“. Alternativ können Sie Zahlungen auch über die Funktion „Beleg erzeugt Zahlung“ anlegen, die in den „Einstellungen“ → „Kontenverwaltung“ für das neu angelegte Konto aktiviert oder deaktiviert werden kann.

Auswertung des Kassenbuchs
Um Ihr Kassenbuch auszuwerten, gehen Sie im Menü zu „Abschluss“. Wählen Sie „Kassenbuch“ und legen den gewünschten Zeitraum fest. Nachdem Sie den Zeitraum ausgewählt haben und auf „Anzeigen“ geklickt haben, können Sie das Kassenbuch im CSV-Format oder als PDF exportieren, indem Sie auf die entsprechenden Symbole unten rechts klicken.