Projektverwaltung und Kostenstellen
Die Projektverwaltung ist in die Nutzung von Kostenstellen integriert. Um ein Projekt zu erstellen, müssen Sie eine Kostenstelle hinzufügen. Zusätzlich steht ein Freitextfeld für den Projektnamen zur Verfügung.
Kostenstellen
Durch die Verwendung von Kostenstellen können Sie unter anderem die Profitabilität einzelner Produktlinien, Abteilungen oder Betriebsstätten analysieren.
Die Kostenstelle wird automatisch mit dem Buchungsvorschlag gespeichert. Bei späteren gleichen Geschäftsvorfällen wird die Kostenstelle automatisch neben dem Buchungskonto vorgeschlagen.
Projektverwaltung aktivieren
Um die Projektverwaltung zu nutzen, müssen Sie diese zunächst aktivieren. Gehen Sie dazu im Bereich „Einstellungen“ zu „Kostenstellen / Projektverwaltung“ und aktivieren Sie die Option „Kostenstellen nutzen“. Speichern Sie die Einstellung. Danach erhalten Sie eine Übersicht der bereits verwendeten Kostenstellen, die Sie bearbeiten können. Zudem haben Sie die Möglichkeit, neue Kostenstellen oder Projekte hinzuzufügen.
Projekte anlegen
Neue Projekte können sowohl im Bereich „Einstellungen“ unter „Kostenstellen / Projektverwaltung“ hinzugefügt werden als auch direkt bei einer Buchung.
Um Projekte in den Einstellungen anzulegen, wählen Sie im Bereich „Einstellungen“ den Abschnitt „Kostenstellen / Projektverwaltung“. Auf der rechten Seite finden Sie die Option „Neue Kostenstelle“.
Alternativ können Sie bei einer Buchung im Bereich „Belege“, „Zahlungen“ oder „Erweitert“ im Kontextmenü des Feldes „KS“ die Option „Neue Kostenstelle anlegen“ wählen.
Projekte auswählen
Die Zuordnung zu einem Projekt erfolgt über das Kostenstellenfeld „KS“. Bei der Buchung können Sie im Feld „KS“ über das Kontextmenü eine Liste aller vorhandenen Projekte einsehen und das gewünschte Projekt auswählen.
Alternativ können Sie im Feld „KS“ auch die Kostenstelle oder den Namen des Projekts eingeben, um entsprechende Vorschläge zu erhalten.
Projekte auswerten
Die Auswertung der Projekte erfolgt über den Export der BWA oder EÜR. Beim Generieren der BWA oder EÜR können Sie die Option „Nach Kostenstellen aufschlüsseln“ aktivieren. Im CSV-Export der BWA oder EÜR wird dann eine detaillierte Aufschlüsselung nach Kostenstellen angezeigt, sodass Sie die einzelnen Projekte auswerten können. Auch die Information, welchem Projekt oder welcher Kostenstelle ein Buchungssatz zugeordnet ist, wird im Export der Buchungssätze und Belege sichtbar.
Rolle der Projektverwaltung im SKR42
Im SKR42, der speziell für Vereine und gemeinnützige Organisationen entwickelt wurde, spielt die Projektverwaltung eine besondere Rolle. Um eine klare Unterscheidung der verschiedenen Bereiche und Zwecke zu ermöglichen, wird das Kostenstellenfeld genutzt.
Deshalb ist bei der Einrichtung eines Accounts im SKR42 die Projektverwaltung standardmäßig aktiviert, und folgende Kostenstellen sind bereits voreingestellt:
1. Ideeller Bereich
2. Vermögensverwaltung
3. Zweckbetrieb
4. Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb
9. Sammelposten
Kostenstelle 2
Zusätzlich zu der oben beschriebenen ersten Kostenstelle kann in den Einstellungen auch eine zweite Kostenstelle (KS2) aktiviert werden. Im Gegensatz zur ersten Kostenstelle handelt es sich bei der zweiten Kostenstelle um ein Freitextfeld, das in der entsprechenden Buchungszeile angezeigt wird. Die zweite Kostenstelle kann aktiviert werden, nachdem die allgemeine Nutzung von Kostenstellen in den „Einstellungen“ unter „Kostenstellen / Projektverwaltung“ aktiviert wurde.
Während die erste Kostenstelle dazu dient, Geschäftsvorfälle nach Bereichen wie Abteilungen, Projekten oder Sphären (Vereine) zu gliedern, kann die zweite Kostenstelle für spezifischere Aspekte wie Standorte, Produkte oder Dienstleistungen genutzt werden. Die zweite Kostenstelle wird im DATEV-Export berücksichtigt, jedoch nicht in eigenen Auswertungen wie der BWA.
Wichtig: Die zweite Kostenstelle ist nur bei Bildschirmauflösungen ab 1.440 Pixel sichtbar.
