Welche Funktionen bietet das Aufgabenmanagement?
Mit der neuen Funktion zur Aufgabenverwaltung haben Sie verschiedene Möglichkeiten, die im folgenden Abschnitt detailliert beschrieben werden.
Aufgaben erstellen
Aufgaben können zu Zahlungen oder Belegen hinzugefügt werden. Über das Kontextmenü auf der rechten Seite können Sie die Option „Aufgabe erstellen“ auswählen.
Nach der Auswahl von „Aufgabe erstellen“ öffnet sich ein Overlay, in dem Sie die Aufgabe eingeben können.
Teammitglieder markieren
Es ist möglich, Teammitglieder in einer Aufgabe zu taggen, indem Sie das ‚@‘-Symbol gefolgt von dem Namen oder der E-Mail-Adresse der betreffenden Person eingeben. Während des Taggens schlägt die Autovervollständigung passende Teammitglieder vor, die Sie durch Klicken auswählen können. Markiert werden können nur Teammitglieder, die über einen eigenen Zugang zum BuhaPortal-Account verfügen.
Nachrichten bearbeiten oder löschen
Aufgaben können bearbeitet oder gelöscht werden, indem Sie das Menü rechts neben der Aufgabe anklicken.
Beim Bearbeiten haben Sie die Möglichkeit, die Änderungen zu speichern oder abzubrechen. Bei einem Abbruch wird die ursprüngliche Nachricht wieder angezeigt.
Aufgaben abschließen
Nachdem eine Aufgabe bearbeitet wurde, kann sie in der Aufgabenansicht oben links als „erledigt“ markiert werden. In der Listenansicht wird die Aufgabe dann grau angezeigt. Wenn eine neue Nachricht hinzugefügt wird, wird die Aufgabe erneut geöffnet.
E-Mail-Benachrichtigungen und Benachrichtigungscenter
Alle markierten Nutzer:innen in einer Nachricht werden sowohl im Benachrichtigungscenter als auch per E-Mail über neue Nachrichten in der Aufgabe informiert. Das Benachrichtigungscenter befindet sich unten links in Ihrem Account.
Alle an einer Aufgabe beteiligten Nutzer:innen, also diejenigen, die markiert wurden oder eine Nachricht in der Aufgabe verfasst haben, erhalten sowohl per E-Mail als auch im Benachrichtigungscenter eine Mitteilung, wenn die Aufgabe als erledigt markiert wird.
Im Benachrichtigungscenter können Sie gelesene Aufgaben wieder einblenden oder ausblenden. Zudem können Sie über die Massenbearbeitung oben rechts alle Benachrichtigungen als gelesen markieren.
Es ist auch möglich, Aufgaben wieder als ungelesen zu markieren, indem Sie mit der Maus über eine gelesene Nachricht fahren und auf „als ungelesen markieren“ klicken.
Wichtig:Wenn Sie mit mehreren Accounts über die Nutzerverwaltung verknüpft sind, werden Ihnen grundsätzlich alle Aufgaben angezeigt, die Ihnen zugewiesen sind. Um Aufgaben in einem bestimmten Account zu sehen, wechseln Sie über den Firmennamen oben links in den entsprechenden Account.
Filtermöglichkeiten für Aufgaben
Filteroptionen ermöglichen es Ihnen, Aufgaben nach ihrem Status (alle, offen, erledigt) anzuzeigen. Diese Filter finden Sie oben rechts unter „Filter auswählen“.
Offene Aufgaben werden in der Listenansicht blau, erledigte Aufgaben grau angezeigt.
Nutzerrollen und Nutzerverwaltung
Das Aufgabenmanagement ist für alle Nutzer:innen zugänglich. Eine spezielle Zuweisung über die Rechteverwaltung ist nicht notwendig.
Es ist jedoch zu beachten, dass Aufgaben nur dann eingesehen werden können, wenn die entsprechenden Bereiche der Nutzerrolle zugeordnet sind. Zum Beispiel ist es erforderlich, dass die Nutzerrolle die Berechtigung hat, Zahlungen einzusehen, um eine Aufgabe zu einer Zahlung sehen zu können.
