Grundlagen zur Arbeit mit Debitoren und Kreditoren

 
Debitor
Bedeutung: Der Begriff „Debitor“ bezeichnet umgangssprachlich einen Kunden. Ein Kunde wird zum Debitor, wenn er für eine bereits erbrachte Leistung noch nicht gezahlt hat, also Geld schuldet.

Kreditor
Bedeutung: In der Buchhaltung sind Lieferanten als Kreditoren bekannt. Wenn Waren oder Dienstleistungen bezogen werden und die Rechnung zu einem späteren Zeitpunkt bezahlt wird, entsteht ein Lieferantenkredit, wodurch der Lieferant zum Gläubiger („Kreditor“) wird.

Debitoren und Kreditoren in der Buchhaltung
In der Buchhaltung kommen Debitoren und Kreditoren ins Spiel, wenn das Rechnungsdatum vom Zahlungsdatum abweicht. Wenn beispielsweise eine Lieferantenrechnung eintrifft, aber noch nicht bezahlt wurde, entsteht ein sogenannter „offener Posten“. Dies bedeutet, dass der Betrag erst bei Zahlungsausgang als bezahlt gilt. Das gleiche Prinzip gilt auch für Kunden, bei denen eine Leistung bereits erbracht wurde, aber noch nicht bezahlt ist. Debitoren und Kreditoren ermöglichen es in der Buchhaltung, Geschäftsvorfälle zu erfassen, ohne dass eine Bankbewegung nötig ist. So können Aufwand und Erlös direkt an der Rechnung verbucht werden.

Wann sind Debitoren und Kreditoren erforderlich?
Grundsätzlich kann jeder mit Debitoren und Kreditoren arbeiten, aber es sollte im Einzelfall geprüft werden, ob dies sinnvoll ist. Diese Entscheidung sollte idealerweise gemeinsam mit einem Steuerberater getroffen werden, da eine Umstellung oft nur zum Jahreswechsel ratsam ist.

Für die folgenden Fälle ist die Nutzung von Debitoren und Kreditoren sinnvoll oder sogar notwendig:

1. Bilanzierende Unternehmen sind verpflichtet, Eingangs- und Ausgangsrechnungen zum Leistungsdatum als Aufwand oder Erlös in ihren Büchern zu verbuchen. 
Wenn beispielsweise eine Rechnung an einen Kunden (Debitor) mit einem Zahlungsziel von einem Monat versendet wird, aber erst bei Zahlungseingang verbucht wird, würde der Umsatz in der Bilanz erst einen Monat später erscheinen. Daher buchen bilanzierende Unternehmen die Rechnung zum Rechnungsdatum auf ein Debitorenkonto, sodass der „offene Posten“ mit der Zahlung ausgeglichen wird.

2. Soll-Versteuerer sollten unbedingt mit Debitoren arbeiten, da die Umsatzsteuer sonst möglicherweise später als gesetzlich vorgeschrieben abgeführt wird. 
Mit der „Ist-Versteuerung“ wird die Umsatzsteuer hingegen erst berechnet, wenn die Zahlung erfolgt, unabhängig davon, ob die Rechnung debitorisch gegen ein Erlöskonto gebucht wurde. Weitere Informationen zur debitorischen Buchhaltung als Ist-Versteuerer finden Sie in unserer Wissensdatenbank.

3. Vorsteuer muss immer zum Rechnungsdatum geltend gemacht werden, unabhängig davon, ob die Rechnung bereits bezahlt wurde. 
Insbesondere wenn die Zahlung später erfolgt, sollten Sie die Rechnung kreditorisch erfassen, um die Vorsteuer zum Rechnungsdatum geltend zu machen. Andernfalls wird die Vorsteuer erst bei Zahlung geltend gemacht. 

Anekdote: Ein Betriebsprüfer entdeckte eine Rechnung aus Dezember 2014, bei der die Vorsteuer erst mit der Zahlung im Januar 2015 geltend gemacht wurde. Der Vorsteuerabzug im Januar 2015 wurde verweigert, da er auf das Rechnungsdatum hätte erfolgen müssen. Auch der rückwirkende Vorsteuerabzug im Dezember 2014 wurde abgelehnt, da das Jahr bereits abgeschlossen war (5-Jahres-Frist).

Was spricht gegen die Buchung mit Debitoren und Kreditoren?
Der größte Nachteil der Buchhaltung mit Debitoren und Kreditoren ist, dass die Buchhaltung aufwendiger wird, da für jeden Geschäftsvorfall zwei Buchungssätze erstellt werden müssen – einer bei der Rechnung und der zweite bei der Zahlung.

Wie Sie Debitoren und Kreditoren in BuhaPortal aktivieren, erfahren Sie in einem weiteren Artikel. Zudem bieten wir in unserer Wissensdatenbank Anwendungstipps für die Arbeit mit Debitoren und Kreditoren an.