Vorbereitung des Kontoauszugs für den Import in BuhaPortal
Falls die Zahlungen über die Schnittstelle nicht zur Verfügung stehen oder keine Schnittstelle zu Ihrer Bank existiert, können Sie die Daten auch per CSV-Datei importieren.
In einigen Fällen müssen Sie Ihren Kontoauszug vor dem Import in BuhaPortal vorbereiten.
Download:
In Ihrem Online-Banking haben Sie die Möglichkeit, einen Zeitraum für den Export auszuwählen und den Kontoauszug als CSV-Datei herunterzuladen. Die heruntergeladene Datei können Sie dann in Excel öffnen, um die Daten zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen.
Für den Import stehen folgende Felder zur Verfügung:
Pflichtfelder:
– Empfänger/Zahlungspflichtiger: Hierbei handelt es sich um die Gegenpartei des Geschäftsvorfalls. Bei eingehenden Zahlungen wäre dies beispielsweise der Name Ihres Kunden. In manchen CSV-Exporte von Banken sind die Gegenpartei und der Verwendungszweck in einer Spalte zusammengefasst. Diese müssen vor dem Import in zwei Spalten getrennt werden.
Tipp: In Excel können Sie hierfür die Funktion „Text in Spalten“ mit Trennung nach Leerzeichen verwenden, um die Daten auf mehrere Spalten zu verteilen.
– Betrag: Der Betrag der Zahlung (Gutschrift oder Zahlungsausgang). Beachten Sie dabei die folgenden Punkte:
– Zahlungen mit einem Betrag von **EUR 0,00** sollten Sie aus der Datei entfernen, da diese buchhalterisch nicht relevant sind und nicht in BuhaPortal verbucht werden können.
– Der Betrag muss zwingend in einer Spalte stehen. Falls Ihre Bank die Zahlungseingänge und -ausgänge in zwei Spalten (Soll/Haben) getrennt ausgibt, müssen Sie diese in einer Spalte mit entsprechend negativen Beträgen zusammenfassen.
– Buchungsdatum: Achten Sie darauf, dass das Buchungsdatum im Format **TT.MM.JJJJ** vorliegt.
Optionale Felder:
– Kontonummer / IBAN
– BLZ / BIC
– Kreditinstitut
– Wertstellungsdatum
– Währung: Notwendig bei Import ausländischer Währungen
– Verwendungszweck: Für ein besseres Belegmatching empfohlen. Der Verwendungszweck darf maximal **500 Zeichen** lang sein.
– Auftragsart
– Buchungstext
– Zahlungsreferenz: Wenn Zahlungen über Plattformen wie Amazon, PayPal oder eBay getätigt oder empfangen werden, empfehlen wir, auch die Zahlungsreferenz zu importieren, um ein erfolgreiches Belegmatching sicherzustellen.
Beispiel-Import: Einen Beispiel-Import können Sie hier herunterladen.
Import in BuhaPortal:
Um Zahlungen in BuhaPortal zu importieren, wählen Sie im Bereich „Zahlungen“ das entsprechende Konto aus. Falls es sich um ein Konto handelt, das nicht über unsere Schnittstelle angebunden werden kann, müssen Sie es zunächst in der Kontenverwaltung anlegen. Eine Anleitung zur Kontenanlage finden Sie in unserem entsprechenden Artikel in der Wissensdatenbank.
Sobald das Konto in BuhaPortal unter „Zahlungen“ aufgerufen wurde, klicken Sie im Kontextmenü oben rechts auf „Kontoauszug importieren“, um den Import zu starten.
Die Feldzuweisung für Ihren Kontoauszug erfolgt dann wie folgt:
Praxistipp: Die Spaltenüberschriften in Ihrer CSV-Datei stimmen möglicherweise nicht exakt mit den Feldzuweisungen in BuhaPortal überein. Diese können Sie jedoch vor dem Import manuell anpassen. Wenn Sie die Bezeichnungen aus BuhaPortal verwenden, wird die Zuordnung automatisch korrekt durchgeführt.
Falls Fehlermeldungen beim Import auftreten, könnte dies an nicht ausgefüllten Pflichtfeldern liegen. Überprüfen Sie daher zunächst, ob alle Pflichtfelder korrekt ausgefüllt sind. Weitere Hinweise zur Fehlersuche bei CSV-Importen finden Sie in unserem Artikel zu **„Importfehlern bei CSV-Dateien“**.
Was tun, wenn Kontoauszüge nur im PDF-Format oder als Papierform vorliegen?
Wenn Kontoauszüge aus früheren Zeiträumen nicht mehr online abgerufen werden können, müssen diese manuell erfasst werden. Dafür gibt es folgende Optionen:
1. Wenn Ihnen die Kontoauszüge nur als PDF oder in Papierform vorliegen, können Sie diese mit Converter-Tools wie SmallPDF in das CSV-Format umwandeln und wie oben beschrieben weiterverarbeiten.
2. Falls dies nicht möglich ist, können Sie unseren Digitalisierungsservice für Kontoauszüge in Anspruch nehmen.
3. Alternativ können Sie fehlende Transaktionen auch manuell in Ihrem BuhaPortal-Account anlegen. Gehen Sie dazu in das Menü „Zahlungen“, wählen Sie das gewünschte Bankkonto aus und klicken Sie im Kontextmenü oben rechts auf „Zahlung manuell hinzufügen“. Diese Methode ist vor allem dann sinnvoll, wenn nur wenige Transaktionen fehlen.
