Hinterlegen der Stammdaten
Die auf der Rechnung angezeigten Stammdaten werden in BuhaPortal hinterlegt. Diese können im Bereich „Unternehmensdaten“ bearbeitet und ergänzt werden. Unter „Einstellungen“ → „Rechnungseinstellungen“ haben Sie zudem die Möglichkeit, Ihr Logo sowie Ihre Primär- und Sekundärfarben zu hinterlegen und den Nummernkreis für Ihre Rechnungsnummer festzulegen. Beachten Sie, dass das Logo maximal 20 MB groß sein darf.
Fortlaufende Nummerierung
Unter „Einstellungen“ → „Rechnungseinstellungen“ können Sie die Nummernkreise für Ihre Rechnungs-, Angebots- und Gutschriftsnummern festlegen. Für die fortlaufende Nummerierung können Zahlen (Pflicht), Buchstaben, Trennzeichen und Datumsvariablen (z.B. „TT“, „MM“, „JJJJ“) verwendet werden.
Die verfügbaren Datumsvariablen sind:
– „TT“ für den Tag
– „MM“ für den Monat
– „JJJJ“ für das Jahr
Sie können diese Variablen mit Zahlen, weiteren Buchstaben und Trennzeichen kombinieren. Die festgelegte Rechnungsnummer muss mindestens eine Zahl enthalten. Bei der fortlaufenden Nummerierung wird die letzte verwendete Zahl übernommen.
Beispiele für gültige Nummerierungen:
– 1001 (die nächste Rechnung wird 1002)
– TT.MM.JJJJ-1001 (z.B. 01.02.2023-1001, die nächste könnte 02.02.2023-1002 sein)
– 1-AB-2-JJJJ (z.B. 1-AB-2-2023, die nächste könnte 1-AB-3-2023 sein)
– TT-XYZ-MMJJJJ-1001 (z.B. 01-XYZ-022023-1001, die nächste könnte 02-XYZ-022023-1002 sein)
Rechnung erstellen
– Im Bereich „Rechnungsstellung“ können Sie über das Kontextmenü oben rechts neue Ausgangsbelege erstellen und zwischen „Neue Rechnung erstellen“, „Neues Angebot erstellen“ und „Neue Gutschrift erstellen“ wählen.
– Durch Klick auf „Neue Rechnung erstellen“ öffnet sich eine Maske, in der Sie die gewünschten Rechnungsdaten in den vorgesehenen Feldern eingeben können. Sie können hier auch auswählen, ob die Rechnung mit oder ohne Umsatzsteuer ausgestellt werden soll und ob es sich um eine „Wiederkehrende Rechnung“ handelt.
– Jeder angelegte Kunde und Artikel wird automatisch gespeichert und steht für zukünftige Rechnungen über das Dropdown-Menü zur Auswahl. Falls ein Eintrag nicht mehr benötigt wird, können Sie diesen mit einem Klick auf das „X“ neben dem Vorschlag entfernen.
– Falls es sich um einen Neukunden handelt, haben Sie die Möglichkeit, mit einem Häkchen bei „Neuen Debitor anlegen“ ein Debitorenkonto direkt bei der Rechnungserstellung anzulegen.
– Durch Klick auf „Rechnung erstellen“ öffnet sich die neu erstellte Rechnung in einem neuen Tab in Ihrem Browser und wird im Bereich „Rechnungsausgang“ als „Ausgangsbeleg“ erfasst.
– Im Bereich „Rechnungsstellung“ finden Sie alle über BuhaPortal erstellten Rechnungen, Angebote und Gutschriften in einer separaten Übersicht.
Erstellung einer E-Rechnung
Für die Erstellung von E-Rechnungen müssen bestimmte Pflichtangaben in den Unternehmensdaten hinterlegt werden. Diese finden Sie in der Anwendung über das Zahnrad-Symbol oben links.
Pflichtangaben:
Allgemeine Firmendaten:
– Straße + Hausnummer
– Postleitzahl
– Ort
– Land
Steuerliche Informationen:
– Steuernummer oder USt.-ID
Diese Informationen sind erforderlich, um die gesetzlichen Vorgaben für E-Rechnungen einzuhalten.
Rechtliche Angaben:
– Registergericht
– Registernummer
– Inhaber
Bankverbindung:
– BAN
– BIC
– Kreditinstitut
So erstellen Sie E-Rechnungen:
Navigieren Sie zum Bereich „Rechnungsstellung“. Oben rechts finden Sie die Option „Neue Rechnung“, über die Sie eine neue Ausgangsrechnung anlegen können. Nach Klick öffnet sich das Dialogfenster für die Rechnungserstellung.
Am oberen Ende können Sie auswählen, dass Sie eine E-Rechnung erstellen möchten.
Pflichtfelder bei E-Rechnungen:
Sobald „E-Rechnung“ ausgewählt ist, erhöhen sich die verpflichtenden Felder im Vergleich zur Standardrechnung ohne E-Rechnungs-Option.
Angaben zum Rechnungsempfänger:
Diese Angaben sind vollständig auszufüllen:
– Firma/Empfänger
– Straße + Hausnummer
– PLZ
– Ort
– Land
– E-Mail-Adresse des Empfängers
Referenz beim Käufer und Leitweg-ID:
Die Referenz beim Käufer und die Leitweg-ID sind zwingend erforderlich.
– Referenz beim Käufer: Diese verweist auf eine spezifische Bestellung, einen Vertrag oder eine Kundennummer. Falls keine Referenz vorhanden ist, geben Sie bitte „0“ ein.
– Leitweg-ID: Diese spezielle Kennung wird verwendet, um E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber korrekt zuzuordnen. Sie muss vor der Rechnungsstellung beim Empfänger angefragt werden.
Liefer- und Leistungsdatum:
Das Liefer-/Leistungsdatum muss im Format TT.MM.JJJJ angegeben werden. Bei einem Zeitraum für das Leistungsdatum tragen Sie den letzten Tag dieses Zeitraums ein.
E-Rechnungen herunterladen und versenden:
Nach der Erstellung der E-Rechnung können Sie diese im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format herunterladen. Wechseln Sie in den Bereich „Rechnungsstellung“ → „Erstellte Dokumente“, und laden Sie die Rechnung über das Menü (drei Punkte) herunter.
E-Rechnungen können auch direkt per E-Mail an den Kunden versendet werden.
Weitere Funktionen im Bereich Rechnungsstellung:
– Rechnungsentwürfe/Rechnungsvorlagen: Rechnungen können als Entwürfe gespeichert werden. Rechnungsnummer und -datum werden erst beim Erstellen vergeben. Sie können auch Vorlagen erstellen, indem Sie eine Rechnung duplizieren.
– Rechnung an den Kunden senden: Über das Kontextmenü in „Rechnungsausgang“ können Sie Rechnungen direkt aus Ihrem Account an den Kunden senden. Die Absenderadresse ist standardmäßig „rechnungsversand@BuhaPortal.de“, Sie können jedoch auch eine eigene E-Mail-Adresse verwenden.
– Dokumente umwandeln: Erstellte Rechnungen können in Gutschriften oder Angebote umgewandelt werden. Dies geschieht über das Kontextmenü im Bereich „Rechnungsstellung“ → „Erstellte Dokumente“.
– Wiederkehrende Rechnungen: Beim Erstellen einer Rechnung können Sie festlegen, ob es sich um eine wiederkehrende Rechnung handelt und in welchem Intervall die Rechnungen erstellt werden sollen.
