Hauptkonto einrichten
Bevor Sie Mandantenkonten anlegen, sollten Sie zunächst ein eigenes Benutzerkonto erstellen, in dem Sie alle Ihre Mandanten verwalten. Dieses Konto können Sie beispielsweise für Ihre eigene Buchhaltung oder für Demonstrationszwecke nutzen. Gerne stellen wir Ihnen Ihr Hauptkonto dauerhaft kostenlos zur Verfügung, wenn Sie uns dies mitteilen.
Mandantenkonten anlegen
Haben Sie bereits ein Hauptkonto, in dem Sie Ihre Mandanten verwalten möchten, können Sie mit den folgenden Schritten fortfahren. Stellen Sie sicher, dass Sie die folgenden Informationen für den Mandanten bereithalten:
– E-Mail-Adresse des Mandanten
– Name und Anschrift des Mandanten
– Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt.-ID) und IBAN (zur Identifikation bei der Belegerkennung)
– Kontenrahmen und gewünschte Sachkontenlänge
– Falls nötig, Login-Daten für das Online-Banking (die Bankenanbindung kann später gemeinsam mit dem Mandanten eingerichtet werden)
Schritte zum Anlegen von Mandantenkonten:
1. Registrieren Sie Ihren Mandanten mit einer E-Mail-Adresse, auf die Sie Zugriff haben (nicht die E-Mail-Adresse des Mandanten), die zuvor noch nicht in BuhaPortal verwendet wurde.
2. Nehmen Sie die grundlegenden Einstellungen (z.B. Kontenrahmen) vor und hinterlegen Sie die Stammdaten des Mandanten im Bereich „Unternehmensdaten“. Mindestens die USt.-ID, IBAN und der korrekte Firmenname laut Ausgangsrechnungen sollten hinterlegt werden, um eine präzise Belegerkennung zu gewährleisten. Ersetzen Sie zudem unter „Allgemeine Firmendaten“ Ihre eigene E-Mail-Adresse durch die E-Mail-Adresse des Mandanten.
3. Navigieren Sie zu „Unternehmensdaten“ → „Systemdaten/Ansprechpartner“ und ändern Sie die registrierte E-Mail-Adresse auf die E-Mail-Adresse des Mandanten.
4. Gehen Sie nun zu „Nutzerverwaltung“ → „Nutzer hinzufügen“ und geben Sie die E-Mail-Adresse Ihres regulären BuhaPortal-Kontos ein, mit dem Sie alle Mandanten verwalten. Wählen Sie als Rolle unbedingt „Master“.
5. Bestätigen Sie den Link in der E-Mail. Ihr Mandantenkonto wird nun mit Ihrem Hauptkonto in BuhaPortal verknüpft.
6. Loggen Sie sich anschließend aus dem Konto des Mandanten aus.
Rechte des Mandanten anpassen:
Falls Sie die Rechte des Mandanten einschränken möchten, gehen Sie wie folgt vor:
1. Melden Sie sich mit Ihrem Hauptkonto an und wählen Sie den entsprechenden Mandanten aus.
2. Gehen Sie in die „Nutzerverwaltung“. Hier können Sie nun durch einen Klick auf das „Bearbeiten“-Symbol die Rolle des Mandanten ändern, z.B. in „Klient/Mandant“ oder „Klient/Mandant (Nicht-Bucher)“.
