Dropbox-Verknüpfung mit BuhaPortal

Belegübertragung mit Dropbox in BuhaPortal

Belege können einfach über Dropbox gesammelt und automatisch in BuhaPortal übertragen werden. Hierfür muss die Dropbox mit BuhaPortal verknüpft werden.

Vorgehensweise zur Verknüpfung
1. Gehen Sie in BuhaPortal zu „Einstellungen“ → „Belegübertragung“ → „Belegübertragung mit Dropbox“.
2. Folgen Sie dem Link, um einen Autorisierungscode zu erhalten.
3. Kopieren Sie diesen Code und fügen Sie ihn in BuhaPortal ein. Drücken Sie dann die Enter-Taste. Ihre Dropbox ist nun verknüpft.
4. In Ihrer Dropbox finden Sie nun den Ordner „Apps“ und darin den Ordner „BuhaPortal“. Dort gibt es zwei Unterordner:
   – Eingangsrechnungen (mit einem Unterordner für jedes Basiskonto)
   – Ausgangsrechnungen (mit einem Sammelordner)
5. Legen Sie die Belege in die entsprechenden Ordner. Jeder Beleg, der hier abgelegt wird, wird automatisch in BuhaPortal hochgeladen. Nach erfolgreichem Upload erhalten Sie eine Bestätigung per E-Mail, welche Dokumente hochgeladen wurden.

Wichtige Hinweise zur Dropbox-Synchronisierung:
– Warten Sie auf die Bestätigungsmail zur erfolgreichen Synchronisation, bevor Sie neue Belege hochladen, um Synchronisationsprobleme (z. B. Doppler oder fehlende Dateien) zu vermeiden.
– Legen Sie alle Belege auf einmal ab und nicht nacheinander, um Probleme mit der Synchronisation zu verhindern.
– Ändern oder verschieben Sie keine Ordner, da dies zu Problemen führen kann. Wenn die Synchronisation nicht mehr funktioniert, trennen Sie die Verknüpfung mit Dropbox in den Einstellungen und stellen Sie sie anschließend wieder her.
– Falls Ordner fehlen (z. B. für neu angelegte Konten), führen Sie die gleiche Vorgehensweise durch (Verknüpfung trennen und neu herstellen).

Probleme mit der Dropbox-Anwendung
Sollten Probleme bei der Dropbox-Schnittstelle auftreten, konsultieren Sie bitte die Wissensdatenbank von BuhaPortal für Lösungsansätze.

Datenschutz und Nutzung von Dropbox
Da Dropbox auch Server außerhalb der EU betreibt, sollte der Einsatz von Dropbox hinsichtlich Datenschutz (GoBD und DSGVO) evaluiert werden. Es ist ratsam, entsprechende Maßnahmen zu ergreifen, wie etwa den Abschluss von AV-Verträgen, um die Nutzung der Dropbox-Synchronisation rechtskonform durchzuführen.

– BuhaPortal bietet diese Dropbox-Synchronisation auf Kundenwunsch an, um eine einfache und schnelle Integration für Unternehmen zu ermöglichen. Es besteht jedoch keine Verpflichtung, diese Funktion zu nutzen, und BuhaPortal ist auch ohne Dropbox vollständig nutzbar.
– Datenübertragung: Bei der Nutzung werden Belegdaten aus Ihrer Dropbox abgeholt, in BuhaPortal importiert und anschließend aus Dropbox gelöscht. Beachten Sie, dass Daten nach dem Löschen in Dropbox wiederhergestellt werden können.

Dropbox-Datenschutzrichtlinien: Die Datenschutzbestimmungen von Dropbox sind unter [Dropbox Privacy](https://www.dropbox.com/de/privacy/) einzusehen. Dropbox unterliegt dem „EU-US Privacy Shield“, und bei der Übertragung von Daten zwischen der EU und den USA werden rechtliche Mechanismen befolgt, die den Schutz personenbezogener Daten sicherstellen.