Debitoren und Kreditoren aktivieren und einrichten

Wo werden Debitoren und Kreditoren aktiviert?

Über „Einstellungen“ → „Buchhalterische Einstellungen“ können Sie in der Rubrik „Debitoren“ und „Kreditoren“ festlegen, ob Sie Debitoren und Kreditoren im Modus „Selektiv“ oder „Sammelkonto“ nutzen möchten. Mit einem Klick auf „Speichern“ werden Debitoren und Kreditoren im gewählten Modus aktiviert.

Unterschiede zwischen „Sammelkonto“ und „Selektiv“

Sobald für einen bestimmten Kunden ein spezifisches Debitorenkonto oder für einen bestimmten Lieferanten ein spezielles Kreditorenkonto existiert, wird dieses automatisch ausgewählt, wenn eine entsprechende Eingangs- oder Ausgangsrechnung importiert wird. Die Unterscheidung zwischen den Modi „Sammelkonto“ und „Selektiv“ erfolgt nur dann, wenn für eine Gegenpartei kein Debitor- oder Kreditorenkonto existiert.

Selektiv
Im Modus „Selektiv“ wird eine Rechnung, für die kein Debitor oder Kreditor existiert, nicht automatisch debitorisch oder kreditorisch erfasst. Diese kann entweder manuell einem Debitor oder Kreditor zugewiesen oder direkt mit der Zahlung verbucht werden. Bei Bedarf kann auch ein neuer Debitor oder Kreditor am Beleg angelegt werden.

Sammelkonto
Im Modus „Sammelkonto“ wird für eine Rechnung, für die kein individueller Debitor oder Kreditor vorhanden ist, automatisch das Debitoren-Sammelkonto (10000) bzw. Kreditoren-Sammelkonto (70000) vorgeschlagen. Dieser Modus sorgt dafür, dass alle Ausgangsrechnungen debitorisch und alle Eingangsrechnungen kreditorisch verbucht werden. Auch hier können bei Bedarf neue Debitoren oder Kreditoren direkt am Beleg angelegt werden.

Einrichtung von Debitoren und Kreditoren

Wenn Sie jede Eingangsrechnung auf dem Sammelkreditoren und jede Ausgangsrechnung auf dem Sammeldebitoren verbuchen möchten, genügt die Aktivierung in den Einstellungen. Wenn Sie jedoch für wiederkehrende Lieferanten oder Stammkunden individuelle Kreditoren- und Debitorenkonten anlegen möchten, haben Sie folgende Optionen:

Anlegen von Debitoren- und Kreditorenkonten in den Einstellungen
Unter „Kontenverwaltung“ können Sie durch einen Klick auf „+ Neues Konto“ den Kontotyp auswählen und entscheiden, ob Sie ein Debitoren- oder ein Kreditorenkonto anlegen möchten. Ein Dialogfenster öffnet sich, in dem Sie die Stammdaten des neuen Kontos erfassen können.

Anlegen von Debitoren- und Kreditorenkonten am Beleg
Alternativ können Sie einen neuen Debitor oder Kreditor direkt am zugehörigen Beleg anlegen. Gehen Sie dazu in der „Belegverwaltung“ bzw. unter „Belege“ auf die Eingangsrechnungen und klicken auf „Kreditor zuweisen“ → „Neuen Kreditor anlegen“. In den Ausgangsrechnungen wählen Sie „Debitor zuweisen“ → „Neuen Debitor anlegen“. Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie die bereits erkannten Stammdaten prüfen und bei Bedarf ergänzen können, um einen neuen Debitor oder Kreditor anzulegen.

Import von Debitoren- und Kreditorenkonten als CSV
Wenn Sie bereits Debitoren- und Kreditorenkonten in einem anderen System verwalten und die Kontonummern sowie Bezeichnungen exportieren können, haben Sie die Möglichkeit, diese Daten über die Importschnittstelle in BuhaPortal zu importieren. Weitere Informationen zum Import von Debitoren- und Kreditorenstammdaten sowie eine Vorlage finden Sie in unserem Artikel zum CSV-Import.