Mit Debitoren und Kreditoren buchen

Darstellung der Buchungen in der Summen- und Saldenliste (SuSa-Liste)
Sobald die Rechnung debitorisch oder kreditorisch verbucht wurde, wird automatisch ein offener Posten erstellt. In den Auswertungen, insbesondere in der Summen- und Saldenliste, finden Sie den entsprechenden Debitoren oder Kreditoren mit einem Saldo.

Zudem wird der Saldo aller Debitoren- und Kreditorenkonten auf den Buchungskonten „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“ (Debitoren, 1400 I 1200) bzw. „Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen“ (Kreditoren, 1600 I 3300) gespiegelt. Diese Salden erscheinen in der Aktiva bzw. Passiva der Bilanz.

Im Beispiel der Summen- und Saldenliste zeigt die Buchungsnummer 3 den erfassten offenen Posten auf dem Kreditorenkonto „70012 Hetzner“, dem Konto „Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (1600 I 3300)“ und dem gebuchten Aufwand auf dem Konto „Internetkosten (4925 I 6810)“. Die Buchungsnummer 4 zeigt den Ausgleich des Kreditoren in der Bank sowie auf dem Kreditorenkonto.

Verbuchung der Zahlung
Sobald die Rechnung bezahlt ist, erfolgt eine Zahlung auf Ihrem Bankkonto, die in BuhaPortal unter dem jeweiligen Konto im Bereich „Zahlungen“ angezeigt wird. Falls BuhaPortal den Beleg automatisch zuordnen kann, wird Ihnen ein Buchungsvorschlag für den Ausgleich des Debitoren- oder Kreditorenkontos angezeigt. Auch bei manueller Zuweisung des Belegs wird ein entsprechender Buchungsvorschlag gemacht.

Auch bei der Ist-Versteuerung ist die Buchung mit Steuer weder notwendig noch möglich. Durch die Zuweisung des Belegs zur Zahlung und die Buchung auf das Debitorenkonto wird die Umsatzsteuer automatisch im Hintergrund von „nicht fällig“ auf „fällig“ umgestellt. Weitere Details zur debitorischen Buchhaltung bei Ist-Versteuerung finden Sie in unserem Artikel zur Ist-Versteuerung in der Wissensdatenbank.

Keine Doppelerfassung möglich
BuhaPortal prüft bei der Verbuchung einer Zahlung, ob der Beleg bereits debitorisch oder kreditorisch erfasst wurde. Ist dies der Fall, wird die Transaktion nur gegen den Debitoren oder Kreditoren gebucht und nicht gegen den Aufwand oder Erlös.

Die gleiche Prüfung wird durchgeführt, wenn Sie einen Beleg debitorisch oder kreditorisch verbuchen möchten, der bereits einer Zahlung zugeordnet ist, die gegen Aufwand oder Erlös gebucht wurde. In diesem Fall kann der Beleg nicht verbucht werden, sondern die zugrundeliegende Buchung an der Zahlung muss zunächst aufgehoben werden.

Besonderheiten bei der Buchung mit Debitoren und Kreditoren
Neben dem grundlegenden Buchungsprozess gibt es in BuhaPortal einige anwendungsbedingte Unterschiede, die hier aufgeführt sind.

Filtereinstellung „ungebucht“
Um sicherzustellen, dass alle Belege korrekt kreditorisch oder debitorisch gebucht wurden, können Sie in „Belege“ die Filtereinstellung „Ungebucht“ verwenden. Diese Einstellung blendet alle Belege aus, die bereits debitorisch oder kreditorisch gebucht wurden oder einer Zahlung zugeordnet sind, die direkt gegen ein Aufwands- oder Erlöskonto gebucht wurde.

Keine Debitoren-/Kreditoren-Buchung bei „Beleg erzeugt Zahlung“ 
Wenn für ein Bank-, Kassen- oder Auslagekonto („Basiskonto“) die Funktion „Beleg erzeugt Zahlung“ aktiviert ist, können diese Belege nicht debitorisch oder kreditorisch gebucht werden. Der Grund dafür ist, dass der Beleg, da er zum Rechnungsdatum als Zahlung erfasst wurde (das Rechnungsdatum wird als Zahlungsdatum verwendet), keinen offenen Posten erzeugt hat. In diesem Fall würde es der Kreditorenbuchhaltung widersprechen, wenn eine Eingangsrechnung mit dem Rechnungsdatum als Zahlungsdatum verbucht werden würde. Wenn Sie dennoch eine Eingangsrechnung, die bar bezahlt wurde, kreditorisch verbuchen möchten, müssen Sie den Beleg mit „automatischer Kontenzuordnung“ hochladen, die Kreditorenbuchung vornehmen und anschließend die Zahlung in der Kasse manuell hinzufügen.

Skonto verbuchen
Skonto muss immer bei der Zahlung verbucht werden. Auch wenn Sie bereits bei der Rechnungserstellung wissen, dass Sie Skonto in Anspruch nehmen werden, müssen Sie den vollen Rechnungsbetrag als Aufwand buchen. Da der Zahlungsbetrag vom Rechnungsbetrag abweicht, müssen Sie den Skonto mit negativem Vorzeichen erfassen, um den Kreditor vollständig auszugleichen. Weitere Informationen zum korrekten Buchen von Skonti finden Sie in unserem Artikel zum Thema „Skonto richtig buchen“.