Informationen zur Betriebsprüfung
Im Falle einer Betriebsprüfung mit angeforderter „Datenträgerüberlassung“ (auch „Z3 Zugriff“ genannt), sollten Sie zunächst Rücksprache mit Ihrem Steuerberater halten. In den meisten Fällen ist es ausreichend, dem Betriebsprüfer den von der Kanzleisoftware des Steuerberaters generierten GDPdU-Export zu überlassen. Wir empfehlen, dies in solchen Fällen zu tun.
Nur wenn explizit der direkte oder indirekte Zugriff auf das System „BuhaPortal“ gefordert wird, sollten Sie die Daten direkt aus BuhaPortal zur Verfügung stellen.
Im Prüfungsexport (GDPdU-Export) aus BuhaPortal finden Sie alle notwendigen Dateien und Informationen, die Sie einem Betriebsprüfer im Rahmen einer Betriebsprüfung übergeben müssen. Die Finanzverwaltung empfiehlt, die Daten im sogenannten „Audicon-Beschreibungsstandard“ zur Verfügung zu stellen. Obwohl weder das Format noch der Umfang der enthaltenen Dateien gesetzlich festgelegt sind, wurde der GDPdU-Export von BuhaPortal entsprechend dieser Empfehlung umgesetzt und enthält alle wesentlichen Informationen gemäß des Audicon-Beschreibungsstandards.
Allgemeine Informationen zur Systematik des GDPdU-Exports
Es ist ratsam, die nachfolgenden Informationen zur Funktionsweise des Systems „BuhaPortal“ in Ihrer Verfahrensdokumentation zu berücksichtigen.
Das System „BuhaPortal“ arbeitet mit einer fortlaufenden Journalnummer über das Jahr hinweg, die zu Beginn eines neuen Wirtschaftsjahres nicht zurückgesetzt wird.
Umbuchungen bei Ist-Versteuerern (von „nicht fällig“ auf „19% USt.“) entstehen aufgrund der Systemeinstellung (Ist- oder Soll-Besteuerung) und der Belegzuweisung.
Bei Ist-Versteuerern werden Umbuchungen zusätzlich zur Journalnummer der Buchung mit einem Suffix versehen. Dieses Suffix wird hinter die Journalnummer angehängt und besteht aus einem Bindestrich sowie einer fortlaufenden Zahl. Beispiel: Wenn die Buchung „Bank an Debitor“ die Journalnummer 123 hat und eine Umsatzsteuer-Umbuchung erfolgt, lautet die Umbuchung „123-1“.
Enthaltene Dateien im Export:
– Firmenstammblatt.csv
– Journal.csv
– Kontenblaetter.csv
– Kontenplan.csv
– Umsatzsteuer.csv
– index.xml
– gdpdu-01-08-2002.dtd
Die Datei *index.xml* enthält die Spaltenbezeichner der einzelnen Dateien und folgt dem Audicon-Beschreibungsstandard.
Die Datei *gdpdu-01-08-2002.dtd* enthält den Audicon-Beschreibungsstandard und wird vom Betriebsprüfer benötigt, um die Dateien in sein System zu importieren.
Systematik der Datei „Journal.csv“
Die Datei „Journal.csv“ listet alle festgeschriebenen Buchungen der ausgewerteten Periode in einer lückenlosen Reihenfolge auf, sortiert nach Journalnummer. Sie kann auch Buchungen aus anderen Perioden enthalten, wenn diese zwischen den Buchungen der ausgewerteten Periode festgeschrieben wurden.
– Journalnummer (fortlaufend, basierend auf Erfassungs- und Festschreibungszeitpunkt)
– Buchungsdatum (Datum der Erfassung/Änderung des Geschäftsvorfalls)
– Journaldatum (Festschreibedatum)
– Belegdatum (Datum des Geschäftsvorfalls)
– Buchungsnummer (unsere interne Belegnummer, ggf. mit Unterbrechungen)
– Buchungstext
– Buchungsbetrag
– Sollkonto
– Sollbetrag
– Habenkonto
– Habenbetrag
– USt-Konto Soll
– USt-Betrag Soll
– USt-Konto Haben
– USt-Betrag Haben
– Kostenstelle
– Beleglink (bleibt leer)
– Leistungsdatum (falls abweichend)
– Datum Zuordnung Steuerperiode (maßgeblich für USt.-Voranmeldung)
Systematik der Datei „Kontenblaetter.csv“
Die Datei „Kontenblaetter.csv“ enthält alle festgeschriebenen Buchungen der ausgewerteten Periode, in einer fortlaufenden Reihenfolge nach Kontenblatt.
Umsatzsteuer und Vorsteuer werden bei abweichendem Leistungsdatum nicht periodengerecht in den Kontenblättern dargestellt, sondern basierend auf dem Rechnungsdatum. Die Fälligkeit der Umsatzsteuer kann nur über das Journal unter Berücksichtigung des abweichenden Leistungsdatums ermittelt werden. Die Auswertung „Umsatzsteuer.csv“ enthält eine korrekte Berechnung der Steuerbeträge, die sowohl Rechnungs- als auch Leistungsdatum berücksichtigt.
– Journalnummer
– Kontonummer
– Kontobezeichnung
– Datum (Datum der Erfassung/Änderung des Geschäftsvorfalls)
– Buchungsnummer (unsere interne Belegnummer, ggf. mit Unterbrechungen)
– Buchungstext
– Gegenkonto
– Sollbetrag
– Habenbetrag
– USt_Konto
– USt_Prozent
Systematik der Datei „Kontenplan.csv“
Die Datei „Kontenplan.csv“ enthält alle verfügbaren Buchungskonten.
– Kontonummer
– Kontenbezeichnung
– Kontenkategorie
– Kontenunterart (entspricht der Kategorie in der BWA)
– USt_Position (Kennziffer in der USt.-Voranmeldung, wenn nicht durch den Buchungsschlüssel bedingt)
– USt (standardmäßig hinterlegter Steuersatz)
– Zuordnung_EU (Position in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR))
– Zuordnung_Aktiva (Bilanzposten Aktivseite – derzeit frei)
– Zuordnung_Passiva (Bilanzposten Passivseite – derzeit frei)
– Zuordnung_GuV (Kategorie GuV – derzeit frei)
Systematik der Datei „Umsatzsteuer.csv“
Die Datei „Umsatzsteuer.csv“ enthält alle relevanten Kennziffern der Umsatzsteuer-Voranmeldung.
– „BMG“ steht für „Bemessungsgrundlage“.
– „Steuer“ steht für die auf der Bemessungsgrundlage berechnete Umsatzsteuer.
