exportieren
Export der Buchungssätze:
Um Ihre Daten zu exportieren, wählen Sie im Bereich „Abschluss“ → „Buchungssätze und Belege exportieren“ und geben den gewünschten „Zeitraum“ an, den Sie exportieren möchten. Wählen Sie das „Exportformat“ → „Datev“ und aktivieren Sie die Option „Belege anhängen“. Weitere Informationen zu den Exportformaten DATEV und BB Standardexport sowie zum Export von Belegbildern finden Sie in diesem Artikel.
Im Hinblick auf den „Buchungsstatus“ ist standardmäßig „Alle Buchungen“ ausgewählt. Je nach Bedarf können Sie jedoch auch die Auswahl auf „Festgeschrieben“ oder „Nicht festgeschrieben“ eingrenzen.
Ohne zusätzliche Auswahl starten Sie mit „Export starten“ einen Export für alle Zahlungskonten, Basiskonten und Gegenkonten. Sie haben jedoch auch die Möglichkeit, nur bestimmte Konten für den Export auszuwählen.
Falls die Generierung des Exports länger dauert, werden Sie nach Abschluss des Prozesses per E-Mail benachrichtigt. Alternativ können Sie die Seite im Browser nach kurzer Zeit aktualisieren und auf den bereitgestellten Link klicken.
Unbestätigte Buchungen im Export:
Wenn Sie einen Export für eine Periode mit noch nicht bestätigten Buchungen durchführen möchten, erhalten Sie einen Hinweis, dass ungebuchte Geschäftsvorfälle vorliegen. In diesem Fall haben Sie folgende Optionen:
1. Unbestätigte Buchungsvorschläge ausgeben und bei ungebuchten Geschäftsvorfällen ein Platzhalter-Konto einfügen
2. Für unbestätigte und ungebuchte Geschäftsvorfälle ein Platzhalter-Konto einfügen
3. Unbestätigte und ungebuchte Geschäftsvorfälle nicht mit ausgeben
Um diese Optionen richtig zu verstehen, ist es wichtig, den Unterschied zwischen „unbestätigten Buchungsvorschlägen“ und „ungebuchten Geschäftsvorfällen“ zu kennen:
- Unbestätigte Buchungsvorschläge** sind an der blauen Schaltfläche erkennbar. BuhaPortal schlägt ein Buchungskonto vor, das noch bestätigt werden muss (grüne Schaltfläche).
- Ungebuchte Geschäftsvorfälle** konnten noch keinem Buchungskonto zugeordnet werden. Diese sind an einer grauen Schaltfläche erkennbar.
Die drei Optionen ergeben unterschiedliche Anwendungsfälle:
1. Der Buchungsvorschlag von BuhaPortal wird akzeptiert und der Geschäftsvorfall entsprechend verbucht. Für Geschäftsvorfälle, für die kein Buchungsvorschlag vorliegt, wird ein Platzhalter-Konto verwendet.
2. Alle ungebuchten Geschäftsvorfälle (blaue und graue Schaltfläche) werden auf ein Platzhalter-Konto gebucht.
3. Nur bestätigte Buchungen (mit grüner Schaltfläche) werden exportiert.
Export nachträglich erfasster Buchungen:
Nachdem Sie Ihre Buchungen exportiert und an Ihren Steuerberater weitergeleitet haben, sollten Sie alle Buchungen nach dem Export festschreiben. Falls nachträglich Buchungen erfasst oder bestehende Buchungen geändert werden, können Sie nur die geänderten oder ergänzten Buchungen exportieren und Ihrem Steuerberater nachreichen, indem Sie „Nicht festgeschriebene Buchungen“ einer Periode exportieren, anstatt „Alle Buchungen“ zu wählen.
Beschreibung des BB Standardexports:
Das „BB Standardformat“ ist universell kompatibel und kann in Controlling-Tools oder anderen Buchhaltungssoftware verwendet werden, die nicht den DATEV-Standard benötigen.
Im BB Standardexport finden Sie folgende Spalten:
- Datum [Datum des Geschäftsvorfalls]
- Buchungstext[Gegenpartei des Geschäftsvorfalls und Buchungstext, sofern vergeben]
- Betrag
- Währung
- Sollkonto
- Habenkonto
- Steuerschlüssel [Eine Zuordnung der Steuerschlüssel („BU“ genannt) finden Sie in unserer Wissensdatenbank. Wichtig: Bei DATEV-Automatikkonten* wird kein BU-Schlüssel ausgegeben]
- Buchungsnummer [ID des Buchungssatzes, vergeben durch BHB. Dies ist nicht die fortlaufende Nummer des Journals (für festgeschriebene Buchungen)]
- Rechnungsnummern [Rechnungsnummern der zugewiesenen Belege. Bei mehreren Belegen werden diese kommagetrennt aufgeführt]
- Gegenpartei [Gegenpartei der zugewiesenen Belege. Bei mehreren Belegen werden diese kommagetrennt aufgeführt]
- Umsatzsteuer [Umsatzsteuer der zugewiesenen Belege. Bei mehreren Belegen werden diese kommagetrennt aufgeführt]
- Zugewiesene Beträge [Beträge der zugewiesenen Belege. Bei mehreren Belegen werden diese kommagetrennt aufgeführt]
- Beleglinks [Links zu den zugewiesenen Belegen. Bei mehreren Belegen werden diese kommagetrennt aufgeführt]
- Festschreibung** [Festschreibekennzeichen: 0 = nicht festgeschrieben, 1 = festgeschrieben]
- Kommentar [Kommentar, der am Geschäftsvorfall hinterlassen wurde]
DATEV-Automatikkonten können im offiziellen Kontenrahmen der DATEV nachgesehen werden. Diese Konten sind durch das Kürzel „AV“ (automatische Vorsteuer) oder „AM“ (automatische Umsatzsteuer) gekennzeichnet.
Beschreibung des DATEV-Exports:
Der DATEV Export wird von allen gängigen Buchhaltungsprogrammen unterstützt. Ihr DATEV Export enthält die folgenden Spalten (nur die von BHB ausgefüllten Spalten werden aufgeführt):
- Umsatz (ohne Soll/Haben-Kz) [Betrag der Buchung]
- Soll/Haben-Kennzeichen [S/H; gibt an, ob der Betrag auf der Soll- oder Habenseite des Kontos steht]
- WKZ Umsatz [Währungskürzel]
- Konto
- Gegenkonto (ohne BU-Schlüssel)
- BU-Schlüssel [Steuerschlüssel; eine Liste der von BHB unterstützten Steuerschlüssel finden Sie in unserer Wissensdatenbank.]
- Belegdatum [Datum des Geschäftsvorfalls im Format „DDMM“]
- Belegfeld-1 [Rechnungsnummer des zugewiesenen Belegs. Wenn keine Rechnungsnummer vorhanden ist, wird eine interne Nummer im Format „BB-Int-[fortlaufende Nummer]“ generiert, um ein Matching von Belegen zu Transaktionen ohne die XML-Datei zu ermöglichen.]
- Buchungstext [Gegenpartei des Geschäftsvorfalls und Buchungstext, sofern vergeben]
- Beleglink [Eindeutiger Identifikator, der das Matching der Belege zu den Buchungssätzen in DATEV mithilfe der XML-Datei ermöglicht]
- Beleginfo 1 – 7 [wie im Export beschrieben]
- Zusatzinformation 1 – 2 [wie im Export beschrieben]
- Sachverhalt L+L [Kennzeichen, das den Sachverhalt von §13b-Fällen näher spezifiziert. Weitere Informationen finden Sie in unserer Wissensdatenbank zu den Steuerschlüsseln.]
Export von Belegbildern:
Standardmäßig werden die Belege anhand der „Buchungsnummer“ benannt (Dateiname). Sie haben jedoch auch die Möglichkeit, „Originaldateiname verwenden“ zu wählen. Mit der Standardoption ist es jedoch in der Regel einfacher, den zu einer Buchung gehörenden Beleg zu identifizieren.
Im DATEV Export wird eine XML-Datei mitgeliefert, die die korrekte Zuordnung der Belege zu den Buchungssätzen in DATEV Kanzlei Rechnungswesen sicherstellt. Diese Zuordnung erfolgt über den „Beleglink“, der einen Code enthält. Die Zuordnung des Codes zu den Dateinamen wird in DATEV durch die mitgelieferte XML-Datei ermöglicht.
